Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van vereniging Zichtbaar!

 

Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

de vereniging: Zichtbaar! gevestigd te Veldhoven.

de statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. 18 december 2012 door notaris mr. J.M.J.M. Erdkamp te Veldhoven.

het bestuur: het bestuur van de vereniging.

 

Contributiebetaling

Artikel 2

1. De jaarlijkse contributie moet door een lid of jeugdlid bij vooruitbetaling uiterlijk op 31 januari, van het lopende verenigingsjaar zijn voldaan. Betaling kan als volgt gebeuren:

  • in contanten aan de penningmeester;
  • door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging;

Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het betreffende lid een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen.

2. Bij de aanvang van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar maar voor 1 augustus dient het nieuwe lid de volledige jaarcontributie te betalen. Indien het lidmaatschap na 1 augustus gestart wordt bedraagt de contributie voor dat jaar de helft van de jaarcontributie. Het aldus verschuldigde moet binnen één maand na aanvang van het lidmaatschap zijn voldaan.

3. Het bestuur kan, in lijn met de statuten, met een lid passende afspraken maken indien een lid zijn of haar financiële verplichtingen jegens de vereniging niet na kan komen.

 

Activiteitencommissie

Artikel 3

De activiteitencommissie bestaat uit een of meer leden waarvan minimaal een bestuurslid.
De commissie heeft tot taak op verzoek van het bestuur ontspanningsactiviteiten te (laten) organiseren.

 

Periodieke bijeenkomsten

Artikel 4

1. In beginsel maandelijks organiseert het bestuur een bijeenkomst voor de leden waarin zowel informatieve als ontspannende onderwerpen aanbod komen. Deze bijeenkomst zal doorgaans op de derde woensdag van elke maand plaatsvinden. Indien wenselijk kan van dit bijeenkomstenschema afgeweken worden. Dit zal dan zoveel mogelijk in overleg met de leden worden besloten. De leden worden , indien mogelijk, minimaal 2 weken vooraf betreffende een wijziging van de planning in kennis gesteld.

2. Indien vooraf duidelijk is dat de opkomst zeer beperkt zal zijn, bijvoorbeeld in vakantietijd, kan het bestuur in overleg met de leden besluiten om een bijeenkomst te laten vervallen.

3. In onderling overleg kan besloten worden om rond een bepaald onderwerp een extra bijeenkomst te plannen.

 

Jaarverslag

Artikel 5

1. In de maand januari stelt de secretaris een jaarverslag samen over het afgelopen jaar.

2. In het jaarverslag zijn minimaal de volgende onderwerpen opgenomen:

a. Leden van het bestuur en hun functie en eventueel tussentijdse functiewisselingen.

b. Geplande doelstellingen en activiteiten aan het begin van het vorige boekjaar.

c. Status m.b.t. de geplande doelstellingen

d. Uitgevoerde activiteiten

e. Planning voor het komende jaar m.b.t. doelstellingen en activiteiten.

f. Financieel verslag (aangeleverd door de penningmeester)

3. De secretaris zal het concept jaarverslag (exclusief financiële verantwoording) in de eerste week van februari aan de overige leden van het bestuur beschikbaar stellen.

4. Tijdens de bestuursvergadering van februari wordt het jaarverslag inclusief concept financiële verantwoording besproken en vastgesteld wat eventueel aangepast of aangevuld moet worden.

5. Tijdens de bestuursvergadering van maart wordt het jaarverslag definitief gemaakt en in die week naar de leden gezonden. Ook de kascommissie moet zijn oordeel dan gegeven hebben.

 

Financiële verantwoording

Artikel 6

1. In de maand januari stelt de penningmeester een overzicht op met inkomsten en uitgaven die het afgelopen jaar m.b.t. de vereniging hebben plaatsgevonden en het saldo in kas aan het begin en einde van het afgelopen boekjaar.

2. De penningmeester stuurt het financieel overzicht in de eerste week van februari naar de overige leden van het bestuur en de leden van de kascommissie.

3. In de loop van februari vindt er afstemming plaats tussen de leden van de kascommissie en de penningmeester.

 

Jaarvergadering

Artikel 7

1. Conform de statuten lopen de boekjaren gelijk met de kalenderjaren.

2. De jaarvergadering met verantwoording over het afgelopen jaar zal in beginsel gehouden worden in de maand maart. De jaarvergadering kan met goedkeuring van de leden samenvallen met de maandelijkse ledenvergadering

3. Vaste onderwerpen tijdens de jaarvergadering:

a. Bespreking jaarverslag

b. Toelichting financieel verslag

c. Verslag kascommissie

d. Aftreden van oude bestuursleden en kiezen van nieuwe bestuursleden (optioneel)

e. Plannen voor het komende jaar

4. Het jaarverslag met daarin opgenomen het financieel verslag wordt in de tweede week van maart door het bestuur aan de leden beschikbaar gesteld.

 

Vergoedingen

Artikel 8

M.b.t. vergoedingen gelden de volgende regels:

1. Leden kunnen aantoonbaar gemaakte kosten vergoed krijgen in relatie tot activiteiten die met goedkeuring van het bestuur t.b.v. de vereniging zijn uitgevoerd.

2. Arbeidsuren t.b.v. de vereniging worden niet vergoed.

3. Zowel leden als niet-leden kunnen in verband met bijzondere diensten aan de vereniging een attentie als blijk van waardering krijgen.

 

Vastgesteld door de ledenvergadering in de vergadering gehouden te Veldhoven op 20 november 2013